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견적서 쓰는 법 — 꼭 들어가야 할 8가지와 부가세 계산까지
처음 견적서를 쓰는 소상공인·프리랜서를 위한 안내입니다. 무엇을 적어야 하는지, 부가세는 어떻게 계산하는지, 어디서 자주 실수하는지를 순서대로 정리했습니다.
견적서는 "이 일을 얼마에 해드리겠습니다"라고 미리 알려 주는 문서입니다. 세금계산서나 계산서와 달리 법으로 정해진 양식이 없습니다. A4 한 장에 손으로 써도 효력에는 문제가 없습니다.
다만 양식이 자유롭다는 말은 빠뜨려도 아무도 안 알려 준다는 뜻이기도 합니다. 실제 분쟁은 대부분 "그때 그 금액에 부가세가 포함이었냐"처럼 안 적어 둔 것에서 생깁니다. 아래 여덟 가지만 챙기면 그런 일은 거의 막을 수 있습니다.
1. 견적서에 꼭 들어가야 하는 8가지
| 항목 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 공급자 정보 | 상호, 대표자명, 사업자등록번호, 연락처, 주소. 받는 쪽이 "이 업체가 실재하는가"를 확인하는 최소 정보입니다. |
| 공급받는자 | 거래처 상호와 담당자명. 같은 업체에 여러 건을 보낼 때 서로 헷갈리지 않게 해 줍니다. |
| 작성일 | 단가가 바뀌었을 때 "언제 기준 가격이었는지"를 가리는 근거가 됩니다. |
| 유효기간 | 가장 많이 빠뜨리는 항목입니다. 없으면 반년 뒤에 그 가격으로 해 달라는 요구를 거절하기 어렵습니다. |
| 품목 내역 | 품명, 규격, 수량, 단가, 금액. 뭉뚱그리지 말고 줄을 나눠 적습니다. |
| 공급가액·부가세·합계 | 세 줄을 따로 보여 줘야 부가세 포함 여부로 다툴 일이 없습니다. |
| 특기사항 | 결제 조건(선금·잔금), 배송비 포함 여부, 자재 변경 시 처리 방법 등. |
| 도장(직인) | 법적 의무는 아니지만, 찍힌 것과 안 찍힌 것의 신뢰도 차이가 큽니다. |
2. 실제로는 이렇게 생겼습니다
인테리어 시공 견적을 예로 들어 보겠습니다.
| 품명 | 규격 | 수량 | 단가 | 금액 |
|---|---|---|---|---|
| 거실 도배 | 실크벽지 | 1식 | 850,000 | 850,000 |
| 바닥 시공 | 강마루 8mm | 1식 | 1,200,000 | 1,200,000 |
| 조명 교체 | LED 매입등 | 3개 | 150,000 | 450,000 |
| 공급가액 | 2,500,000 | |||
| 부가세 (10%) | 250,000 | |||
| 합계 금액 | 2,750,000 | |||
줄을 나누는 게 중요합니다. "인테리어 공사 일체 250만원"이라고 한 줄로 적으면, 나중에 조명을 빼 달라고 할 때 얼마를 빼야 하는지 서로 계산이 안 맞습니다.
3. 부가세 계산이 헷갈릴 때
일반과세자 기준으로 부가가치세는 공급가액의 10%입니다. 계산은 세 가지만 기억하면 됩니다.
- 부가세 = 공급가액 × 0.1
- 합계 금액 = 공급가액 × 1.1
- 합계에서 거꾸로 공급가액을 구할 때 = 합계 ÷ 1.1
예를 들어 공급가액이 2,500,000원이면 부가세는 250,000원, 합계는 2,750,000원입니다. 반대로 고객이 "총 300만원에 맞춰 달라"고 하면, 3,000,000 ÷ 1.1 = 2,727,272원이 공급가액이고 부가세가 272,728원입니다.
간이과세자라면 다릅니다. 간이과세자는 업종별 부가가치율이 적용되고 세금계산서 발급도 제한됩니다. 본인이 어느 쪽인지, 어떻게 표기해야 하는지는 홈택스나 관할 세무서, 세무 담당자에게 확인하시는 것이 정확합니다. 이 글은 일반적인 안내이며 세무 자문이 아닙니다.
4. 자주 하는 실수 다섯 가지
유효기간을 안 적는다
가장 흔합니다. 자재비가 오른 뒤에 예전 견적서를 들고 오면 곤란해집니다. 보통 발행일로부터 15일에서 30일 정도로 적습니다.
부가세 별도인지 포함인지 안 적는다
분쟁 1순위입니다. 250만원이라고만 적으면 고객은 275만원을 낼 생각이 없습니다. 공급가액·부가세·합계를 항상 나눠서 보여 주세요.
품목을 뭉뚱그린다
"공사 일체"는 나중에 범위를 두고 다투기 쉽습니다. 무엇이 포함되고 무엇이 빠지는지가 견적서에서 드러나야 합니다.
결제 조건을 안 적는다
선금 비율, 잔금 시점, 계좌번호를 적어 두면 대금 회수가 훨씬 수월합니다.
매번 엑셀 파일을 열어 고쳐 쓴다
지난 견적서를 복사해 이름만 바꾸다 보면, 전 거래처 이름이 남아 있거나 합계 수식이 깨진 채로 나가는 일이 생깁니다. 실제로 자주 일어나는 사고입니다.
5. 견적서 양식은 어디서 구하나
크게 세 가지 방법이 있습니다.
| 방법 | 장점 | 단점 |
|---|---|---|
| 엑셀 양식 내려받기 | 익숙하고 무료 | 매번 수식 확인, 파일 관리가 번거로움 |
| 한글·워드로 직접 작성 | 자유로움 | 계산을 직접 해야 함 |
| 웹 견적서 서비스 | 품목 저장·자동 계산·바로 전송 | 서비스에 따라 유료 |
견적을 한 달에 한두 번 쓴다면 엑셀로도 충분합니다. 주 단위로 쓰신다면 품목을 저장해 두고 불러 쓰는 쪽이 시간이 훨씬 덜 듭니다.
자주 묻는 질문
- 견적서에 도장이 꼭 있어야 하나요?
- 법적으로 필수는 아닙니다. 도장이 없어도 견적서의 효력에는 문제가 없습니다. 다만 실무에서는 찍혀 있는 쪽이 더 신뢰를 얻습니다.
- 견적서와 거래명세서는 뭐가 다른가요?
- 견적서는 일을 하기 전에 "얼마에 하겠다"고 제안하는 문서이고, 거래명세서는 일을 하고 난 뒤에 "이만큼 거래했다"고 확인하는 문서입니다. 순서가 다릅니다.
- 견적서 유효기간은 보통 얼마로 하나요?
- 정해진 규칙은 없습니다. 실무에서는 15일에서 30일이 흔하고, 자재 가격 변동이 큰 업종은 7일로 짧게 잡기도 합니다.
- 견적서를 보냈는데 금액을 바꿔야 하면 어떻게 하나요?
- 기존 견적서를 수정하기보다 새 견적서를 발행하고, 이전 건은 무효임을 함께 알리는 편이 깔끔합니다. 나중에 어느 것이 최종본인지 다툴 일이 줄어듭니다.